El Archivo General del Instituto Electoral del Estado de México (IEEM) cumple un papel fundamental en la preservación de la historia y la transparencia institucional al proporcionar a las y los servidores públicos electorales, así como a la ciudadanía una herramienta para comprender la evolución de los procesos democráticos de la entidad y del propio Instituto.
El órgano electoral organiza, conserva y resguarda la memoria documental del Instituto, entre los que destacan, el Acta de Instalación del Consejo General del IEEM en 1996; actas y acuerdos del Consejo General y la Junta General, documentación de las elecciones locales ordinarias y extraordinarias que ha llevado a cabo.
Con la integración del Sistema Institucional de Archivos del IEEM se cuenta con un Archivo de Trámite, que custodia documentos de las áreas administrativas durante dos años, cumplida esa temporalidad son transferidos al Archivo de Concentración que los resguarda por los siguientes cinco años. Actualmente el acervo se compone de un total de 17 mil 74 volúmenes, 216 mil 674 expedientes y 15 millones 700 mil 182 fojas.
En 2020, el IEEM implementó el Sistema de Gestión Documental, este mecanismo digital registra el seguimiento y atención de los asuntos que recibe a través de procedimientos que garantizan la ubicación inmediata de la documentación. Este Sistema está compuesto por 499 mil 196 documentos y ha registrado 7 mil 921 expedientes electrónicos entre 2020 y 2022.
Entre los principales retos que representa la administración del archivo, se encuentra generar una cultura archivística arraigada en la organización, conservación, preservación y uso adecuado de expedientes físicos y electrónicos.
El personal del Archivo General del IEEM asesora a las y los servidores públicos electorales en la operación y gestión del Sistema Institucional de Archivos. Cabe destacar que este acervo documental está abierto al acceso de la ciudadanía, mediante solicitudes de información pública.
Para mayor información puedes consultar las cuentas de las redes institucionales del IEEM en YouTube y Facebook (IEEM Oficial); en X e Instagram identificadas como @IEEM_MX; llamar al Centro de Orientación Electoral (COE) al 800 712 4336 o enviar un mensaje de WhatsApp al 722 784 9978.
(Foto: Especial Portal)
